Wenn du Besprechungen leitest
10 Dinge, die du als Führungskraft NICHT tun solltest, wenn du Besprechungen leitest
Ich freue mich, wenn wir uns auf Xing oder Linkedin miteinander verbinden.
Schick mir doch kurz deine Kontaktanfrage, die ich sehr gerne annehme.
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Die Besprechungen mit den unwichtigsten Dingen zu beginnen.
Wenn du mit unwichtigen Dingen startest, besteht die Gefahr sich in Diskussionen zu verlieren und am Schluss endet die Besprechung ohne dass ihr im Team die wirklich wichtigen Dinge besprochen habt.
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Die Besprechung nicht durchzudenken und vorzuplanen
In die Einladung gehört für mich eine Struktur. Und damit meine ich nicht nur die Tops (Tagesordnungspunkt) und Start- sowie Endzeit, sondern auch wieviel Zeit für die einzelnen Punkte jeweils vorgesehen ist. Das führt doch schon zu einer guten Orientierung und Disziplin, wenn man viel diskutiert. Wenn also jeder weiss, dass für den jetzigen Diskussionspunkt nur 10 Minuten vorgesehen waren, man nun jedoch schon 8 Minuten redet, gilt: weitere Diskussion und Entscheidung vertagen oder endlich zum Ergebnis kommen.
Das andere ist dir überlegen, um was geht es bei den einzelnen Punkten:
Geht es ums Informieren? Geht es darum zu diskutieren? Soll eine Entscheidung getroffen werden?
Ich markiere das gerne hinter dem jeweiligen Tagesordnungspunkt eben mit dem Buchstaben I für Informieren, D für Diskutieren und E für Entscheidung. Da kann natürlich dann auch D und I stehen: also zuerst soll diskutiert werden, danach wird entschieden.
Wichtig und hilfreich finde ich auch dazu noch anzumerken, bei wem die jeweilige Verantwortung liegt.
Wer informiert über diesen Punkt: machst du das als Führungskraft? Oder ein bestimmter MA? Dann schreib schon in die Einladung den betreffenden Namen hinein.
Du willst, dass nach der Diskussion die Entscheidung durch das Team getroffen wird? Dann schreibe zum E wie Entscheid auch „Team“.
Du willst dass das Team diskutiert, aber die Entscheidung willst du allein treffen?
Dann stehe dazu und schreibe bereits in die Einladung beim E deinen Namen.
Damit ist allen Eingeladenen bereits bei der Einladung klar, um was geht es beim jeweiligen Tagesordnungspunkt. Information, Diskussion oder Entscheid. Und bei wem liegt die jeweilige Verantwortung.
Glaube mir aus Erfahrung. Das führt zu einer Klarheit auch während der Besprechung.
3. Mit dem Beginn der Besprechung warten, weil 1-2 Mitarbeiter noch nicht eingetroffen sind.
Ich persönlich finde das mühsam: ich selbst gebe mir Mühe pünktlich zu sein, nehme vielleicht sogar einen Zug früher, damit ich pünktlich vor Ort bin und dann wird noch 5-10 Minuten auf andere Personen gewartet. Hätte ich das von Anfang an gewusst, wäre ich auch später gekommen.
Warum wird hier Rücksicht auf die Unpünktlichen genommen? Warum nicht die Pünktlichen belohnen für ihr pünktliches Erscheinen und entsprechend anfangen wie geplant?
Die Besprechung überziehen????
-> Genauso wie du pünktlich beginnst, solltest du auch pünktlich aufhören.
Da du ja zu Beginn der Besprechung mit den wichtigsten Punkten begonnen hast, sollten zum Ende hoffentlich keine wichtigen Punkte mehr offen sein.
Und selbst wenn: die meisten Teilnehmer haben auch keine Lust auf`s Überziehen und werden zum Ende nervös, da am Schreibtisch eh genug Arbeit wartet.
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Von Britta: Nur selbst reden und vielleicht den Teilnehmenden sogar noch das Wort abschneiden
Wenn du wirklich zu denjenigen Führungskräften gehörst, deren Redeanteil in einer Teambesprechung bei 90% liegt, solltest du dir überlegen, was der Nutzen der Besprechung für alle Beteiligten ist.
In diesem Fall wirst du ja wahrscheinlich nur informieren und das, sorry, geht auch schriftlich. Dafür brauche ich keine Besprechung einberufen.
Bei einer Besprechung wird besprochen, das bedingt schon mehrere Personen, die sprechen.
In einer Besprechung kommen verschiedene Personen mit unterschiedlichen Ideen zusammen, es werden Aspekte aus unterschiedlichen Blickwinkeln beleuchtet und die Beteiligten bringen ihre langjährigen Erfahrungen ein.
Wenn du also derjenige bist, der fast ausschliesslich redet, läuft aus meiner Sicht irgendetwas schief.
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Die Besprechung immer selbst leiten.
Passt wunderbar zu Punkt Nr. 4.
Die Gefahr anderen das Wort abzuschneiden oder selbst viel zu viel zu reden besteht vor allem, wenn du selbst derjenige bist, der die Besprechungen vorbereitet und durchführt, also auch die Diskussionen leitet.
Je mehr du die Leitung abgibst und auch mal jedes Teammitglied die Diskussion leiten lässt, umso mehr verteilt sich die Verantwortung.
So bemerkt auch mal jedes Teammitglied wie herausfordernd die Sitzungsleitung eigentlich ist. Vielleicht führt das auch zu einem positiveren Effekt auf Pünktlichkeit und Diskussionsbeteiligung.
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Die Besprechung nicht nur selbst leiten, sondern auch das Protokoll zur Besprechung mitschreiben.
Hey, es steht nirgends geschrieben, dass die Besprechungsleitung auch das Protokoll anfertigen muss. Zumindest habe ich diese Regel in noch keinem Organisationshandbuch o.ä. entdecken können.
Mache es dir als Besprechungsleitung also einfach, konzentriere du dich auf den Ablauf der Besprechung und die Diskussionsleitung. Das Schreiben des Protokolls überträgst du bitte an jemand anders. Und übrigens kann man auch diesen Job rotieren lassen, so dass jeder im Team mal an der Reihe ist mit der Protokollführung.
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Von Joachim: Zudem bitte auch nicht lästern oder Kritik an einem Mitarbeiter üben in großer Runde. Man muss sich einfach bewusst sein, dass das eigene Verhalten hier sehr genau vom Team beobachtet wird und man hier viel falsch aber auch manches richtig machen kann.
Als Führungskraft bist du Vorbild. Die Mitarbeitenden schauen ganz genau hin, wie du dich verhältst. Das gilt natürlich auch in einer Besprechung.
Lästern geht aus meiner Sicht gar nicht; bei Kritik möchte ich dann doch differenzieren. Ich finde schon, dass es möglich sein muss in einem angemessenen Ton Kritik zu üben, auch in einer Teambesprechung.
Wenn die Kritik aber sehr stark auf die Person abzielt, dann solltest du im Anschluss an die Besprechung dann doch lieber das 4 Augen Gespräch wählen, um deine Kritik anzubringen. Hier ist dann auch der richtige Ort, um die Sichtweisen zum Anlass der Kritik auszutauschen und Änderungen einzufordern.
Du siehst also: es kommt ein bisschen darauf an, um was es bei der Kritik nun genau geht und wie tief die Kritik dringt.
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Von Jan: .keine Hidden Agenda… nicht TOPs wissentlich zurückhält bzw. eher hinten rum in eine Diskussion einbringt, damit andere Beteiligte überrascht und sie damit schlecht aussehen lässt.
Noch so ein Punkt. Ihr als Hörer scheint doch bereits auch einige schlechte Erfahrungen gemacht zu haben.
Andere Besprechungsteilnehmer mit einem Punkt zu überraschen, der gar nicht auf der Einladung stand, ist natürlich so eine Sache. Selbstverständlich kann so eine Vorgehensweise eine geeignete machtpolitische Methode sein: die Kritiker sind überrascht, haben sich nicht vorbereitet und ich kann den Punkt in meinem Sinne durchboxen.
Allerdings bedenke bitte auch, was die möglichen Konsequenzen eines solchen Verhaltens sind: diejenigen, die sich überrumpelt fühlen, werden sicherlich demotiviert sind, vielleicht auch wütend. Kurz gesagt: es kann zu einer Eskalation führen, bei der alle Beteiligten verlieren. Kein schöner Gedanke.
Spiel also fair und sei transparent. Behandelt die Punkte, die auf der Einladung stehen.
Unvorhergesehene Punkte, die spontan dazukommen und ganz dringend behandelt werden müssen, sollten in aller Kürze vorgestellt und begründet werden, warum sie so dringlich sind. Danach solltest du als Besprechungsleitung kurz abfragen, ob alle mit der Aufnahme des neuen Themas einverstanden sind.
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Stille MA in den Diskussionen aussen vor lassen
Bei stilleren Mitarbeitern liegt viel Potenzial begraben. Nur weil sie sich nicht in grösseren Runden äussern, bedeutet dies ja nicht dass sie keine Ideen und Meinungen haben. Umso wichtiger ist es hier auch mal andere Methoden einzusetzen, die nicht so sehr auf verbale Äusserungen setzen, sondern Ideen und Meinungen schriftlich abfragen. Stichworte: Brainwriting/Ideensammlungen per Moderationskarten oder Post-it`s.
10. Nie das eigene Meeting-System hinterfragen
Eine tägliche Morgenrunde? Ein wöchentliches Teammeeting? Dazu noch ein 14 tägiges Status Quo Meeting?
Oft haben sich im Laufe der Jahre gewisse Routinen eingeschlichen und kaum jemand stellt die Frage, ob die Strukturen und Prozesse noch wirklich zielführend sind.
Also hinterfrage mal wieder selbstkritisch, welche Besprechungen innerhalb deines Teams wirklich notwendig sind; vielleicht ist es ja mal Zeit für etwas Neues.
Mach dazu doch am besten mal eine Besprechung 🙂
