Delegieren: 6 do`s and don`ts, die dir das Delegieren vereinfachen

Im Führungspodcast geht es heute um das Delegieren. Die Delegation gehört unbestritten zu den wichtigsten Führungsinstrumenten, nur leider anscheinend auch zu denen, die besonders schwierig im Führungsalltag umzusetzen sind.

In dieser 5. Episode des Führungspodcasts erfährst du,

• warum viele Führungskräfte viel zu viel zu tun haben und trotzdem nicht an Mitarbeitende delegieren.
• was Führungskräfte davon haben, wenn sie eben NICHT delegieren.
• wieso du keine Scheu haben solltest deinen Mitarbeitenden auch langweilige Aufgaben zu übertragen.
• welche 5 Vorteile das Delegieren von Aufgaben hat.
• wie dir bereits 6 do`s and don`ts das Delegieren vereinfachen.

Danke übrigens für bereits über 1.500 Downloads für diesen Podcast. Ihr seid mega!

Danke auch, dass so viele von euch auch in anderen Ländern meinen Führungs-Podcast hören.

Ich freue mich, wenn du mir schreibst, in welchem Land Du zuhause oder unterwegs bist, vor allem ausserhalb der Schweiz, Deutschlands oder Österreichs. Aber ihr aus D-A-CH dürft natürlich auch!

Herzliche Grüsse. Alexander

Shownotes

– Kontakt: Schreibe mir
– Führungsseminar für Firmen: “Grundlagen der Mitarbeiterführung”

Transkript dieser Folge

Hallo, hier ist Alexander, fit.for.leadership. und du hörst: “Führung kann so einfach sein!“

Hey, was für ein Tag, Donnerstag, 20. April 2017. Erstens ist ja der Winter ein bisschen zurück, gut, das ist nicht so ungewöhnlich im April, wenn man schon mal 20° hatte oder sogar mehr als 20°, dass der Winter sich noch nicht so ganz geschlagen gibt und nochmal zurückkommt.

Aber ich habe heute Morgen gesehen, dass es inzwischen 1.500 Downloads von meinen Podcastfolgen gibt, von den vier wenigen insgesamt. Das hat mich natürlich mega motiviert, heute neue Folgen aufzunehmen. Ich war, ehrlich gesagt zwar trotzdem dran und wie das Leben manchmal so spielt, zufällig heute geplant, aber heute sehe ich das – und es gibt den Motivationsschub.

Und das zweite ist privater Natur. Ich posaune es hier mal jetzt in die Welt heraus. Unsere Tochter, die seit nun bald 8 Jahren bei uns lebt. Was heisst das jetzt, bei uns lebt? Rechtlich gesehen ist sie unsere Pflegetochter seit bald 8 Jahren. Im Herzen ist sie schon über 8 Jahre unsere Tochter und heute kam der Bescheid von den Adoptionsbehörden, dass die Adoption über die Bühne geht. Und das hat natürlich auch noch mal einen Riesenkick gegeben, ich stehe hier und grinse wie ein Honigkuchenpferd und, ja, freue mich. Eigentlich sollte ich frei nehmen, fällt mir grade ein, aber ja, Kind ist in der Schule, Frau ist auch zum Arbeiten und insofern nutze ich die Zeit und nehmen diese Podcastfolgen auf.

Ja, heutiges Thema soll sein:  6 do´s und don´ts, die dir das Delegieren vereinfachen werden.

Das Thema Delegation ist ja so eine Sache. Ich kenne das als Führungstrainer und Berater, wenn ich mit Führungskräften spreche und ich über Delegation auch rede, dann merke ich immer, dass alle Führungskräfte nicken und sagen. „Ja, das ist ganz wichtig“ und so. Wenn ich es dann im Führungsalltag beobachte, wie sie tatsächlich führen, was sie für Aufgaben durchführen, dann sehe ich dann doch, dass es oftmals mit der Delegation dann doch nicht so weit her ist. Also dass Sachen zurückgehalten werden, dass man sich als Führungskraft viel zu sehr um Routineaufgaben kümmert, dass man nicht abgibt an die Mitarbeitenden und das da also so ein Gap ist. Also der Verstand sagt schon, ja, ich weiss, delegieren ist wichtig, aber das Herz, die Einstellung hindert dich irgendwie daran, tatsächlich auch mehr zu delegieren als du das tatsächlich gerade machst. Und dazu möchte ich gerne noch mal so ein bisschen das Thema Delegieren beleuchten und letztendlich dann auf 6 do´s und don´ts kommen, die dir eben das Delegieren etwas vereinfachen sollten.

Es ist ja ein richtiges Paradoxon, ein richtiger Widerspruch. Ich glaube, ich kenne keine einzige Führungskraft, die sich darüber beschweren würde, dass sie zu wenig zu tun hat. Ganz im Gegenteil. Wir Führungskräfte, wir haben genug zu tun, viele stöhnen und sagen: „Ja, ich weiss, ich sollte mich mehr um das Thema Führung kümmern, aber es ist im Alltag einfach zu wenig Zeit dafür.“

Das heisst, in der Regel haben wir als Führungskräfte zu wenig Zeit für Führung, oder wir nehmen uns natürlich zu wenig Zeit. Das hat natürlich verschiedene Gründe. Aber einer, und darum geht es ja heute im Delegieren, ist tatsächlich: wie sieht es aus mit dem Delegieren?

Und ich möchte speziell also herauspicken: Führungskräfte, die also ausgelastet und gut beschäftigt sind und auf der anderen Seite aber viel zu selten delegieren, also Arbeiten abgeben an ihre Mitarbeitenden – und das muss man sich ja mal überlegen. Also Delegieren auf den Punkt gebracht heisst ja einfach nur: ich gebe Arbeit ab an meine Mitarbeitenden. Ich muss sie selber also nicht machen.

Das heisst also, du delegierst Routineaufgaben an deine Mitarbeitenden und gewinnst dadurch Zeit für die wichtigen Führungsaufgaben. Und jetzt ist es wichtig, ich weiss – und du sollst natürlich nicht nur Routineaufgaben – aber vor allen Dingen – delegieren. Du sollst auch verantwortungsvolle Aufgaben delegieren, aber bleiben wir wirklich mal so bei – für dich zumindest – Routineaufgaben. Aus meiner Sicht darfst du und musst sogar solche Aufgaben delegieren, weil sonst endest du noch als sogenannter “Edelsachbearbeiter”. Dann hättest du auch Sachbearbeiter bleiben können und bist dann dafür, für diese Aufgaben, wenn du die übernimmst, einfach als Führungskraft überbezahlt. Das macht ja gar keinen Sinn als solches, dass du Aufgaben da weitermachst. Ich weiss, ich weiss, viele Unternehmen wollen, dass du als Führungskraft bestimmte Teile weitermachst, vielleicht sogar recht viele Teile, Aufgaben sogar die du vorher hattest, bevor du Führungskraft geworden bist. Aber schau auch mal selber so, was ist da wirklich, woran klammerst du dich vielleicht auch, was könnten andere übernehmen. Aber ich weiss, das ist ein weites Feld, da gehen wir in anderen Episoden auch noch mal genauer darauf ein.

Hier geht es erst mal um den ganz einfachen Effekt: ich gebe Routineaufgaben ab und gewinne Zeit. Und, ein Punkt, wo ich dann immer merke, was ist da bei den Führungskräften, was passiert da so, warum geben die teilweise zu wenig Routineaufgaben ab, ist natürlich, weil es ihnen selber Spass macht. Das sind Aufgaben, die machen ihnen selber Spass, da sind sie die Experten für. Deswegen sind sie ja vielleicht auch befördert worden, weil sie ein guter Fachexperte waren. Und solche Aufgaben, wo ich Bestätigung bekommen habe, die jetzt abzugeben, zu delegieren, schürt hier und dort Ängste so von wegen: ja wenn ich das abgebe, was zeichnet mich dann noch aus? Ich muss doch auch Experte sein, und, ich muss doch up to date bleiben und noch wissen: was geht da, ich weiss, die Mitarbeiter kommen zu mir, fragen mich. Das sind natürlich alles Punkte, die damit zusammenhängen, schon klar. Das ist wirklich sehr schwierig, das im Kopf klarzubekommen.

Aber deine Aufgabe hat sich geändert. Du musst führen, du bist Führungskraft geworden. Es geht nicht mehr darum, dass du Fachexperte bist. Nochmal, es geht nicht darum alles abzugeben an Fachaufgaben, ich glaube das ist auch oft unrealistisch in vielen Unternehmen, aber es geht darum noch mal so zu checken: was kann ich abgeben, woran bin ich vielleicht viel zu tief noch involviert, was sollte ich da abgeben?

Und ein anderer Punkt den ich immer wieder bemerke ist, dass viele Führungskräfte denken: ja diese Routineaufgabe ist ja wirklich nicht spannend und so, das kann ich doch meinen Mitarbeitern nicht abgeben. Und da denk ich natürlich immer: hey, geht´s eigentlich noch? Also du selber denkst, meinen Mitarbeitenden macht das keinen Spass und ist langweilig, aber du machst es dann? Als Führungskraft? Also da pack ich mir natürlich vor den Kopf. Und einfach mal so vorgestellt, da ist so diese Annahme, die Aufgabe die mir vielleicht keinen Spass macht oder die ich als langweilig, aufwendig empfinde, dass der Mitarbeiter das genau so empfindet.

Der Mitarbeiter hat aber vielleicht eine ganz andere Sicht. Überleg dir doch einfach mal und stell das Gedankenexperiment an, dass du diese Aufgabe delegierst und den Mitarbeitenden macht es Spass. Ja, ihm oder ihr macht es richtig Spass! Er geht in dieser Aufgabe, die du ihm da übergibst, er geht darin auf, er fühlt sich herausgefordert. Und, vielleicht hatte er ja noch nie etwas mit dieser Aufgabe zu tun. Klar, dann muss ihn jemand einweisen, schon, aber das ist für ihn vielleicht eine Riesenherausforderung und er ist dann voll motiviert bei der Sache, bringt viele gute und auch neue Ideen ein und merkt, dass du ihm Vertrauen schenkst. Das bedeutet, für dich können diese Aufgaben wirklich ein alter Hut sein – und für deinen Mitarbeitenden, wenn du sie ihm übergibst, sind sie neu und reizvoll.

Das heisst: Delegation hat aus meiner Sicht für beide Seiten viele Vorteile. Lass sie uns mal kurz sammeln.

Also einmal: wenn du delegierst, nutzt du die Kompetenz deiner Mitarbeitenden. Du motivierst sie, indem du ihnen Verantwortung überträgst. Das ist so das zweite. Als drittes sehe ich, dass du deine Mitarbeitenden durch herausfordernde Tätigkeiten entwickelst. Herausfordernd, weil sie vielleicht aktuell die noch nicht so alleine lösen können, herausgefordert also sind, sich da einzuarbeiten. Als nächstes signalisiert du mit Delegation von Aufgaben, dass du deinen Mitarbeitenden vertraust, dass sie dein Vertrauen besitzen und als letztes und das ist wohl der wichtigste Punkt, zumindest aus meiner Sicht, entlastest du dich selbst und hast damit Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in der Führung, im Führungsalltag.

Ich möchte jetzt auf die 6 do´s und don´ts eingehen, die dir das Delegieren vereinfachen sollten.

Fangen wir mal mit den don´ts an:

1. Erledige nichts was du auch an deine Mitarbeitenden delegieren könntest.
   Ganz simpel, es geht darum, dich nicht zu verzetteln. Also schau wirklich, was kannst du delegieren. Stell dir diese Frage, auch wenn da täglich ein Riesenberg ist. Stell dir immer die Frage, wenn du deine Tagesplanung machst. Was kannst du davon abgeben und an welchen Mitarbeitenden?
2. Nimm dich selbst nicht so wichtig!
   Ich weiss, das ist ein hartes Brot, was ich da jetzt so zum Kauen gebe, aber hüte dich einfach vor Perfektionismus. Und vor allen Dingen: hüte dich vor der Idee, dass nur du alles im Griff hast und du es als Einziger richtig machst da im Laden. Also, deine Mitarbeitenden, ich hoffe du hast kompetente Mitarbeiter, ich hoffe du hast sie auch teilweise selbst eingestellt. Insofern, hab da dieses Vertrauen, gib es ab, nimm dich selbst nicht so wichtig, dass nur du das als Einziger richtigmachen könntest.
3. Das dritte don`t ist aus meiner Sicht: Hab auch keine Angst davor, interessante Aufgaben abzugeben.
   Vorhin habe ich über Routine gesprochen, aber gib sogar auch interessante Aufgaben ab. Auch wenn du sagst: „mh, hätte ich ja eigentlich selber Bock drauf“ und so, aber es geht natürlich darum, dass deine Mitarbeitenden, dass dein Team es dir danken wird, wenn sie sehen, dass du abgibst, dass du loslässt und ihnen dieses Vertrauen schenkst. Im ersten Moment wirst du vielleicht das Gefühl haben, dass du etwas verlierst, nämlich eben diese interessanten Aufgaben. Aber ich denke, mit der Zeit wirst du schnell feststellen, dass du nicht nur Zeit gewonnen hast für neue Dinge und Projekte, sondern dass auch die Motivation deines Teams, deiner Mitarbeitenden markant gestiegen ist.

Kommen wir zu den do`s:

1. Habe Geduld, wenn der Mitarbeitende, die Mitarbeitende, dem du eine Aufgabe übertragen hast, es noch nicht zu deiner Zufriedenheit erledigt.
   Denk einfach da dran: der Mitarbeitende, der lernt, der entwickelt sich und wenn du ihm etwas beibringst und er noch etwas lernen kann, dann ist dies eine lohnende Investition. Mein Partner, der David Kasper hat mal so schön gesagt: „Zeit investieren, um Zeit zu sparen.“ Das bedeutet: ja, am Anfang ist dieses Invest da, du musst dich mit ihm vielleicht öfter mal zusammensetzen, besprechen, ermutigen, erklären, was auch immer. Aber wenn er dann natürlich diese Aufgaben dann mal selbstständig erledigen kann, wirklich von A – Z, dann hast du unterm Strich natürlich sehr viel Zeit gespart.
2. Das zweite do ist: Mach dir vor der Delegation Gedanken, was genau du delegieren willst und welche Mitarbeitenden diese Aufgabe und die Verantwortung übernehmen sollen.
   Das bedeutet: eine gute Vorbereitung ist unerlässlich. Das bedeutet nicht: ich geh mal durch den Gang und sage: „Ach hier, Herr Meier, machen sie mal.“ Sondern es geht darum sich wirklich vorab zu überlegen, ob der Mitarbeitende, die Mitarbeitende die notwendigen Kompetenzen besitzt und ob er ggfs. Unterstützung benötigt. Frage dich auch, welche Entscheidungsbefugnisse du übertragen willst. Wo ggf. der Mitarbeitende Rücksprache mit dir halten soll, wo Grenzen liegen und auch über die Häufigkeit, wie oft ihr euch zusammensetzt oder zumindest wie oft du informiert werden willst und auf dem Laufenden gehalten werden willst.
3. Und das dritte do ist: Lass dich nicht so leicht von der Delegation abbringen, nur weil der oder die Mitarbeitende sagt er oder sie sei überlastet.
   Ja, das gibt es natürlich auch. Du delegiert als Führungskraft etwas an deine Mitarbeitenden und die sagen dann: „Oh, noch was? Ich habe schon so viel.“ Da muss ich sagen: ist ja in dem Sinn auch klar. Wenn die jetzt nicht so mega motiviert vielleicht sind gerade, im ersten Moment siehst du immer nur den Haufen Arbeit und stöhnst und sagst: „Oh nein, noch was dazu, muss das jetzt sein?“
   Aber darum ist es ganz wichtig für mich als Führungskraft zu reden, zu reden, zu reden. Frage nach und lass dir auch wirklich aufzeigen, welche Aufgaben der Mitarbeitende gerade bearbeitet, wieviel Zeitaufwand er für die einzelnen Aufgaben, die er gerade bearbeitet, veranschlagt hat, eingeplant hat und wo gerade seine Prioritäten liegen. Also da habe ich so in meiner Praxis gelernt, wirklich im Kontakt sein, miteinander reden, wirklich auch mal kritisch zu hinterfragen: was macht derjenige eigentlich gerade, wie hat er es eingeplant, wo liegen seine Prioritäten?
   Also insofern, nimm da auch deine eigene Einschätzung vor, ob derjenige, der diese neue Aufgabe noch übernehmen kann, ob er dafür Platz hat oder auch nicht. Also nicht gerade zurückziehen, nur weil jemand sagt: „Nein, ich kann nicht“, sondern geh in Kontakt, rede mit denjenigen und komm zu deiner eigenen Einschätzung.

Ja, was ist mein Fazit zu diesem Thema delegieren?

Delegieren ist weder einfach noch schnell gemacht und damit Delegation als Führungsinstrument funktioniert und wirkt, brauchst du als Führungskraft eine gute Vorbereitung. Auch da gilt wieder, wie bei Mitarbeitergesprächen: Vorbereitung ist die halbe Miete. Du brauchst Zeit für die Übergabe an den Mitarbeitenden und du brauchst vor allem auch die Bereitschaft, dir diese Zeit im Alltag zu nehmen um zu delegieren und vor allen Dingen aber auch, loszulassen. Denk dran, was du vielleicht langweilig findest kann dem Mitarbeitenden, der Mitarbeitenden wahnsinnig Spass machen und selbst wenn es keinen Spass macht, dann scheu dich nicht, auch solche Aufgaben zu übertragen und hinterfrage kritisch, wie derjenige gerade seine Projekte, seine Aufgaben geplant hat. Ob du da zu derselben Erkenntnis kommst und das so unterstützt, oder ob du sagst: natürlich, die Aufgabe, die du delegieren möchtest, die hat da noch Platz.

Ja, soviel zu den 6 do´s und don´ts, die dir das Delegieren vereinfachen sollten. Ich freu mich wahnsinnig, herzlichen Dank nochmal, dass du meinen Podcast hörst, ich hoffe du bleibst am Ball und ich habe gesehen, dass es auch in vielen Ländern jetzt ausserhalb von Deutschland, Österreich, Schweiz es doch einige Hörer gibt und insofern einfach mal die Bitte – es wäre wahnsinnig cool, wenn du vielleicht mir mal eine E-Mail schreibst, dass ich sehe: von wo kommst du, wo lebst du, wie bist du auf den Podcast gekommen? Was ist deine Verbindung zu Deutschland, Schweiz, wo kommst du her? Ich würde mich wahnsinnig freuen.

Hey, alles Gute, wir sehen uns unten, dein Alexander